Veiligheidsbeleid Shorttrack Academy
1. Inleiding
De Shorttrack Academy (SA) staat voor een professionele en veilige opleidingsomgeving waarin sporters zich optimaal kunnen ontwikkelen. Talentontwikkeling vraagt om fysieke uitdaging, mentale weerbaarheid en onderling vertrouwen. Sociale veiligheid is daarbij geen randvoorwaarde, maar een fundament.
Binnen de Academy moet iedere sporter zich veilig voelen – op het ijs, in de kleedkamer, tijdens wedstrijden, bij reizen en in digitale communicatie. Veiligheid betekent dat grenzen worden gerespecteerd, verschillen worden geaccepteerd en dat ongewenst gedrag actief wordt tegengegaan.
Met dit veiligheidsbeleid legt de Shorttrack Academy vast hoe zij sociale veiligheid borgt, hoe preventie vorm krijgt en hoe wordt gehandeld bij signalen of meldingen van grensoverschrijdend gedrag. Dit document vormt samen met de Gedrags- en omgangsregels Shorttrack Academy het integrale kader voor een veilig sportklimaat.
2. Uitgangspunten
De Shorttrack Academy hanteert de volgende uitgangspunten als leidraad voor beleid en handelen:
Veiligheid voorop
Iedere sporter heeft recht op een veilige, respectvolle en inclusieve sportomgeving waarin hij of zij zich vrij kan ontwikkelen.
Nultolerantie voor grensoverschrijdend gedrag
Grensoverschrijdend gedrag wordt niet geaccepteerd. Signalen worden serieus genomen en zorgvuldig onderzocht.
Preventie boven reactie
De Academy investeert actief in bewustwording, open communicatie en voorbeeldgedrag van trainers en bestuurders om incidenten zoveel mogelijk te voorkomen.
Zorgvuldige behandeling van meldingen
Meldingen worden vertrouwelijk, objectief en met hoor en wederhoor behandeld. De bescherming van betrokkenen staat centraal.
Voorbeeldrol van bestuur en trainers
Bestuurders, trainers en begeleiders dragen verantwoordelijkheid voor het uitdragen van een veilig sportklimaat en handelen professioneel en integer.
Onder grensoverschrijdend gedrag wordt verstaan: pesten, discriminatie, intimidatie, seksuele intimidatie, machtsmisbruik, agressie, geweld, dopinggerelateerde overtredingen en andere vormen van ongewenst of onveilig gedrag.
3. Preventie en cultuur
Een veilig sportklimaat ontstaat niet vanzelf. De Shorttrack Academy investeert actief in een cultuur waarin respect, openheid en aanspreekbaarheid centraal staan. Preventie betekent dat veiligheid onderdeel is van het dagelijks handelen – niet alleen wanneer zich een incident voordoet.
De Academy geeft hier invulling aan door:
- Het hanteren en actief uitdragen van duidelijke gedrags- en omgangsregels.
- Het structureel bespreekbaar maken van sociale veiligheid binnen trainingen, ouderbijeenkomsten en teamoverleggen.
- Het stimuleren van een open aanspreekcultuur waarin sporters, trainers en ouders elkaar op respectvolle wijze kunnen aanspreken.
- Het zichtbaar en laagdrempelig aanbieden van meldmogelijkheden.
- Het periodiek evalueren van de veiligheidscultuur en waar nodig bijsturen van beleid.
Bestuurders en trainers vervullen hierin een voorbeeldrol. Zij tonen in gedrag en communicatie dat respect, integriteit en zorgvuldigheid leidend zijn. Veiligheid is daarmee een gezamenlijke verantwoordelijkheid van bestuur, trainers, sporters en ouders, waarbij het bestuur eindverantwoordelijk blijft voor borging en toezicht.
4. Vertrouwenscontactpersoon (VCP)
De Shorttrack Academy beschikt over een onafhankelijke vertrouwenscontactpersoon (VCP). De VCP vervult een centrale rol binnen het veiligheidsbeleid en is laagdrempelig benaderbaar voor sporters, ouders, trainers en vrijwilligers.
De vertrouwenscontactpersoon opereert onafhankelijk van het dagelijks bestuur en behandelt signalen zorgvuldig en discreet. De VCP neemt geen besluiten namens het bestuur en voert geen onderzoek uit, maar ondersteunt, adviseert en begeleidt.
De taken van de VCP omvatten onder meer:
- Het fungeren als eerste aanspreekpunt bij vragen, signalen of meldingen van grensoverschrijdend gedrag.
- Het bieden van een luisterend oor en het verkennen van mogelijke vervolgstappen.
- Het informeren over interne en externe meldroutes.
- Het ondersteunen bij het doen van een formele melding indien gewenst of noodzakelijk.
- Het signaleren van structurele aandachtspunten aan het bestuur, met inachtneming van vertrouwelijkheid.
Contact met de VCP is in beginsel vertrouwelijk. Indien sprake is van ernstige signalen waarbij veiligheid direct in het geding is of wanneer wettelijke meldverplichtingen gelden, kan de VCP – in overleg – het bestuur of bevoegde instanties informeren.
De vertrouwenscontactpersoon voor de RTC’s in Leiden is:
Tinka Tolsma-Smit
Telefoon: 06 27284227
E-mail: tolsmasmith@casema.nl
Daarnaast kan contact worden opgenomen met het Centrum Veilige Sport Nederland als externe en onafhankelijke instantie.
5. Meldprocedure
De Shorttrack Academy onderscheidt drie situaties: signalen, vermoedens en acute of strafbare situaties. Voor iedere categorie geldt een passende handelwijze.
1. Signalen of zorgen
Wanneer een sporter, ouder, trainer of vrijwilliger signalen opvangt die kunnen duiden op grensoverschrijdend gedrag, wordt dit besproken met de vertrouwenscontactpersoon (VCP) of een bestuurslid. Het doel is verheldering, ondersteuning en het voorkomen van verdere escalatie.
2. Vermoeden van grensoverschrijdend gedrag
Bij een concreet vermoeden van pesten, intimidatie, machtsmisbruik of seksuele intimidatie wordt altijd contact opgenomen met de VCP. Trainers en begeleiders hebben hierbij een verantwoordelijkheid om signalen niet zelfstandig af te handelen, maar deze te delen met het bestuur en de VCP.
Het bestuur beoordeelt, in overleg met de VCP, welke vervolgstappen passend zijn. Dit kan bestaan uit:
- Het voeren van gesprekken met betrokkenen.
- Het nemen van tijdelijke ordemaatregelen.
- Het inschakelen van externe deskundigheid.
- Het informeren van de sportbond of het Centrum Veilige Sport Nederland.
3. Acute of strafbare situaties
Wanneer sprake is van een acute onveilige situatie of een vermoeden van een strafbaar feit, staat de veiligheid van de sporter voorop. In dergelijke gevallen wordt direct gehandeld en wordt zo nodig contact opgenomen met bevoegde autoriteiten. De Academy volgt daarbij de geldende richtlijnen binnen de sportsector.
Bij iedere melding of signalering gelden de volgende principes:
- Zorgvuldigheid en objectiviteit.
- Hoor en wederhoor.
- Vertrouwelijke behandeling van informatie.
- Bescherming van minderjarigen en kwetsbare betrokkenen.
- Dossiervorming conform geldende privacywetgeving.
6. Aanname- en begeleidingsbeleid trainers en begeleiders
De Shorttrack Academy hanteert een zorgvuldig en transparant aanname- en begeleidingsbeleid voor trainers, coaches en andere begeleiders. Gezien de intensieve en langdurige relatie tussen trainer en sporter, en de afhankelijkheidspositie van minderjarige sporters, stelt de Academy hoge eisen aan integriteit en professioneel handelen.
De Academy stimuleert voortdurende professionalisering van trainers en begeleiders. Sociale veiligheid en pedagogisch verantwoord handelen maken onderdeel uit van evaluatiegesprekken en teamoverleggen.
Voorafgaand aan aanstelling vindt een zorgvuldige selectie plaats. Iedere trainer en begeleider beschikt over een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Zonder geldige VOG kan geen structurele rol binnen de Academy worden vervuld.
6.1 Gedragsnormen en professionele grenzen
Trainers en begeleiders onderschrijven de Gedrags- en omgangsregels van de Shorttrack Academy en handelen conform de geldende gedragsregels van de sportbond en nationale richtlijnen voor een veilig sportklimaat.
Van trainers en begeleiders wordt verwacht dat zij:
- Zich bewust zijn van hun voorbeeldfunctie.
- Geen misbruik maken van machts- of afhankelijkheidsrelaties.
- Professionele afstand bewaren in één-op-één-situaties.
- Terughoudend omgaan met privécontact met minderjarige sporters buiten sportgerelateerde context.
- Zorgvuldig omgaan met fysieke correcties of begeleiding tijdens trainingen.
- Zich professioneel gedragen tijdens reizen, stages en overnachtingen.
7. Rol van het bestuur
Het bestuur van de Shorttrack Academy is integraal en eindverantwoordelijk voor het waarborgen van een veilig sportklimaat. Deze verantwoordelijkheid omvat zowel beleidsvorming als toezicht op de uitvoering daarvan.
Het bestuur draagt zorg voor:
- Het vaststellen, implementeren en periodiek actualiseren van het veiligheidsbeleid.
- Het toezien op naleving van de Gedrags- en omgangsregels en dit veiligheidsbeleid.
- Het aanstellen en faciliteren van een onafhankelijke vertrouwenscontactpersoon.
- Het borgen van het aanname- en begeleidingsbeleid van trainers en begeleiders.
- Het zorgvuldig en onafhankelijk behandelen van meldingen, met toepassing van hoor en wederhoor.
- Het treffen van passende en proportionele maatregelen wanneer afspraken worden overtreden.
Het bestuur bewaakt dat sociale veiligheid structureel onderdeel is van de organisatiecultuur en niet uitsluitend reactief wordt benaderd. Daarbij zorgt het bestuur voor duidelijke communicatie richting sporters, ouders en trainers over rechten, plichten en meldmogelijkheden.
Indien meldingen betrekking hebben op een bestuurslid, wordt de behandeling daarvan belegd bij een onafhankelijk bestuurslid of – indien passend – extern belegd om belangenverstrengeling te voorkomen.
Het bestuur handelt transparant waar mogelijk en vertrouwelijk waar noodzakelijk, met voortdurende afweging tussen veiligheid, zorgvuldigheid en rechtsbescherming van betrokkenen.
8. Sancties en maatregelen
Wanneer afspraken of gedragsregels worden overtreden, treft het bestuur passende maatregelen. Daarbij geldt dat maatregelen altijd proportioneel, zorgvuldig en gemotiveerd worden genomen. Het doel van sancties is primair het herstellen van veiligheid en normbesef, en pas in tweede instantie het opleggen van een maatregel.
Bij de beoordeling van een overtreding worden onder meer de volgende aspecten meegewogen:
- De aard en ernst van het gedrag.
- De impact op betrokken sporters of de organisatie.
- De leeftijd en positie van de betrokkene.
- Eventuele herhaling of eerdere waarschuwingen.
- De mate van verantwoordelijkheid en inzicht in het eigen handelen.
Afhankelijk van deze weging kan het bestuur overgaan tot:
- Een normstellend gesprek.
- Een schriftelijke waarschuwing.
- Tijdelijke beperking van deelname aan trainingen of wedstrijden.
- Tijdelijke schorsing.
- Beëindiging van deelname aan de Academy.
Indien sprake is van mogelijk strafbare feiten of ernstige integriteitsschendingen, kan daarnaast melding worden gedaan bij de sportbond, het Centrum Veilige Sport Nederland of bevoegde autoriteiten.
Maatregelen worden schriftelijk vastgelegd. Betrokkenen worden gehoord voordat een definitief besluit wordt genomen, tenzij een onmiddellijke maatregel noodzakelijk is ter bescherming van de veiligheid.
Het bestuur bewaakt dat sancties niet alleen corrigerend zijn, maar bijdragen aan een veilig en verantwoord sportklimaat binnen de Shorttrack Academy.
Aanvullingen, vragen of opmerkingen?
Mis jij een bepaalde gedragregel of andere informatie in dit veiligheidsprotocol, laat het ons weten via info@shorttrackacademy.nl